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島根県技術士会

編集委員会 活動報告

2014-09-05

≪編集委員会 活動報告≫

編集委員長 土 江 敏 幸 (農業部門)

1.はじめに

「大会記念集」の出来映えは如何でしたでしょうか。何しろ素人集団の編集委員会で編集した「大会記念集」ですので、何かと不都合なところがあるかと思いますがご容赦下さい。
さて編集委員会の活動は、この「大会記念集」の発行を最後にやっと終わりとなりました。編集委員一同、感慨無量の思いでいっぱいです。
平成19年の福井大会の視察を皮切りに、約1年7ヶ月に及ぶ編集委員会の活動はなにしろ初めてのことであり、試行錯誤の連続となりました。その状況をこの「活動報告」において振り返ってみたいと思います。
なお日本技術士会の「大会報告・写真集」は別途、日本技術士会中・四国支部(島根県編集委員会を含む。)において編集・発行されていますので、そちらと併せてご覧下さい。

2.委員会メンバー

(1)編集委員会は次の8名で構成しています。
■日本技術士会 中・四国支部
編集委員長 入江 敏光(支部広報委員長)広島県
編集副委員長 山下 祐一(支部広報委員) 広島県
編集副委員長 前原 薫二(支部広報委員) 広島県
■島根県技術士会
編集委員長 土江 敏幸(理事)農業部門
編集副委員長 嘉藤 太史(理事)上下水道・総監部門
編集委員 畑 和宏(理事)建設・応用理学・総監部門
境 英治 建設・総監部門
橋尾 宣弘 建設・応用理学・総監部門
(2)島根県・編集委員会の任務分掌は次のとおりです。
1) 支部及び他委員会との調整
(総括)土江委員長
2) 大会広報、大会・分科会資料集、参加者名簿、事前送付資料、その他の資料収集
(総括)土江委員長 (副)各委員
3)大会資料準備、梱包及び撤収
(総括)畑委員 (副)各委員
4)記録写真撮影
(総括)嘉藤委員
○親善ゴルフ …和田晶夫
○技術者倫理事例発表大会、全国防災連絡会議…土江委員長
○ウエルカムパ-ティ …編集委員全員
○第1分科会 …境委員
○第2分科会 …嘉藤委員
○第3分科会 …橋尾委員
○第4分科会 …畑委員
○交流パ-ティ、テクニカルツァ- …編集委員全員
5)日本技術士会「大会報告・写真集」
(総括)土江委員長 (副)各委員
6)島根県技術士会「大会記念集」
土江委員長…総括、支部・事務局との調整
嘉藤委員 …編集総括、進行管理、原稿校正
境委員 …座談会担当、原稿校正
畑委員 …企画構成、原稿校正
橋尾委員 …記念集発行事務
(3)当日の資料梱包及び事務局に駐在されシ-ル貼りでご尽力頂いた方は次のとおりです。
■資料梱包(あいうえお順)
(鳥取県)生西克則、寺田憲彦
(岡山県)木口誠二、松澤秀泰
(広島県)狩野江里、高島明美、松林加奈、森山利夫
(島根県)井上正一、今岡裕作、上山義道、岡村茂、幸前徹、瀬崎 茂、西村剛
■事務局駐在(あいうえお順)
(島根県)井上正一、佐川喜造、古川秀夫、四方田穆、和田多喜雄、渡部千代

3.委員会の役割

編集委員会は全国大会実行委員会の実務部門として組織されました。
委員会の任務としては次のとおりです。

(1) 広報
[1] 報道関係への対応、報道記者発表、後援依頼等
[2] 日本技術士会機関誌「月刊技術士」における参加呼びかけ・募集広告
(6月号、8月号)
(2) 賛助広告の募集
(3) 大会参加申込者への事前資料送付
(4) 大会資料集等の作成及び運搬・梱包
(5) 大会当日の記録写真撮影
(6) 「大会報告・写真集」(日本技術士会)及び「大会記念集」(島根県技術士会)の編
集・発行

4.全国大会までの活動経緯・内容

平成18年9月16日の島根県技術士会理事会において全国大会の準備委員会が発足しましたが、当面の任務もまだ無く具体的な活動にはその後も至りませんでした。
しかし、いよいよ全国大会が具体化し、準備委員としての自覚も出てきたような時期となりました。

■平成19年10月17日(水)第34回全国大会(北陸・福井)
準備委員の一人として土江編集委員長が視察のために参加しましたが大変な盛会であり、果たして島根県でもこのように大会が出来るのだろうかと危惧し、大会運営の難しさを実感した次第です。
島根県技術士会としてはPRポスタ-を会場に掲示するとともに、PRチラシを参加者全員に配布、島根県のボックスにおいて「石見銀山研究」の冊子販売等を行いました。
また交流パ-ティでは、渡部会長の「安来節ドジョウ掬い」演舞に併せて「どじょうすくい饅頭」を配り島根県松江大会への参加を呼びかけました。
これ以後、渡部会長の「安来節ドジョウ掬い」は全国の技術士会に鳴り響くようになり、島根大会でも演舞が期待されました。

■平成20年1月19日(土)新年例会
(於:「ホテル宍道湖」)
この時点で大枠のスケジュ-ルや分科会の発表者、演題が決定されていますが、編集委員会としての活動にはまだまだ至っておりませんでした。

■平成20年4月19日(土)第6回理事会及び全国大会実行委員会
(於:「ホテル宍道湖」)
この会議において全国大会マニュアルが提案され、各委員会の役割や所属委員会が最終決定されました。
会議終了後、直ちに編集委員会のメンバ-の顔合わせを行い、第1回編集委員会の開催日程を確認したところです。

■平成20年4月28日(月)第1回編集委員会
(時:18:00~20:00於:「松江スティックビル」)
編集委員会の第1回会合であることから、渡部会長、寺田事務局長の出席のもとに開催することとなりました。
まず現時点までの進捗状況を把握するとともに、実行委員会で作成された全国大会スケジュ-ル表をもとに検討を行いましたが、編集委員会の任務である・大会資料の作成 ・大会報告書の作成 ・広報活動について、内容、時期、担当等が不確定要素が多く、支部の構想を照会することとして、次回の委員会までに編集委員会に特化したスケジュ-ル表を作成することとなりました。

■平成20年5月23日(金)支部・島根県合同会議
(時:18:00~於:「松江テルサ」)
全国大会全般について検討、打合せが行われましたが、編集委員会関係では次のような内容が検討されました。
[1] 報道機関等の後援としては、日本経済新聞、山陰中央新報、NHK、島根県産業技術振興財団。
[2] 日本技術士会機関誌「月刊技術士8月号」掲載の大会参加募集案内は6月に作業する。
[3] 賛助広告のお願いについては、支部関係とは別に島根県賛助会員にも6月末までに別途お願いする。(会報誌の広告とは別に掲載希望企業。)

■平成20年5月24日(土)第2回編集委員会
(時:15:00~於:「松江スティックビル」)
各委員が作成した案を基に、編集委員会タイムスケジュ-ルを作成し各作業の担当者を決定しました。
また支部・島根県合同会議で示された当面の作業内容を確認しました。

■島根県技術士会総会(5月31日)以降の活動
(1)技術士会各支部へのPR
本部の会合において島根県観光パンフレットを配布するよう本部から要請があり、急遽島根県観光協会から400部入手し本部へ送付しました。
後日のお話では、全部数を各支部へ持ち帰られたとのことでした。
(2)賛助広告の募集
島根県技術士会賛助会員の広告掲載については、会員名簿広告をそのまま大会資料集に無料掲載することとしていますが、別途に広告を希望する会社を募集しましたところ、島根県内で4社の申込がありました。
(3)日本技術士会機関誌「月刊技術士8月号」大会案内リ-フレット6月の初~中旬は「月刊技術士8月号」大会案内リ-フレットの作成に追われる毎日となりました。
大会案内リ-フレットは全国大会・関連行事の詳細、参加申込書、宿泊関係等、ほぼ大会全体を網羅するものであり、渡部会長、寺田事務局長や委託しているJTBとの打合せ・連絡の上、案の作成・修正等を繰り返しながら6月末までに支部へ送付し一安心したところでした。
なお大会内容の変更、講演者の交代等が重なり、県での修正の上さらに支部、本部においても修正が重ねられました。(支部の最終決定は、6月25日の支部・島根県テレビ合同会議。)
大会全体の内容を把握していないと大会案内リ-フレットが作成出来ないことをつくづく痛感した次第です。

■平成20年6月21日(土)第1回理事会・実行委員会
(時:10:00~於:「土地改良連合会」)
まず島根県土地改良事業団体連合会の格別のご配慮により「島根県土地改良会館3F」に全国大会事務局を設けることとなり、開所式が行われました。
引き続き会議室において実行委員会を開催、全国大会の全体の進捗状況について論議されましたが、編集委員会関係では次のとおりでした。
[1]編集作業の進捗状況説明
[2]「月刊技術士8月号」大会案内リ-フレットの提案、修正
[3] 賛助会員広告
[4] 大会資料袋600部の作成

■平成20年6月28日(土)第3回編集委員会
(時:13:30~於:「全国大会事務局」)
この委員会においては、委託業者であるウエブプランより資料袋のデザインの提案を受けて論議し作成方針と作成スケジュ-ルを確認しました。
また参加者名簿の作成方針及び参加申込者への事前送付資料内容についての方向を決定したところです。
その後も次回委員会までに資料袋のデザインについて県役員、各編集委員、ウエブプラン等と連絡、打合せを重ねております。
デザイン、ロゴマ-ク、作成方法、経費など結構大変な作業でした。

■平成20年7月12日(土)第4回編集委員会
(時:10:00~於:「全国大会事務局」)
委託業者であるウエブプランより資料袋のデザイン案及び経費見積もりの提案を受けて、検討の上600部作成することを決定し、7月26日開催予定の実行委員会に提案することとなりました。その後も実行委員会までに資料袋について事務局やウエブプランと協議を重ねております。
なお大会資料集表紙写真については、渡部会長から支部へ提案済みとの報告がありました。
一方、支部や他の委員会との役割分担について不明確であることから、今後の活動について再確認するため、7月26日(金)の支部・島根県合同会議終了後に支部との合同編集委員会開催を実行委員会に提案することとなりました。

■平成20年7月26日(金)支部・島根県合同会議
(時:10:00~於:「土地改良連合会」)
支部・島根県合同会議においては、全国大会の全体の進捗状況について論議されましたが、編集委員会関係では次のとおりでした。
[1]編集委員会関係の進捗状況をスケジュ-ル表により説明。
[2]資料袋のデザイン等については原案で了承された。
[3]大会分科会の記録については、各分科会の副主査(島根県)で対応することとし、編集委員会は記録写真を主として行うこととする。

■平成20年7月26日(金)第5回編集委員会(支部・島根県合同)
(時:13:00~於:「全国大会事務局」)
本会合は今後の編集活動を決定するものとして、重要な会合となりました。
このため、支部からは太田総務・入江編集各委員長、植田事務局長の出席をいただき、島根県からは渡部会長をはじめ井上、松原両副会長、寺田事務局長並びに編集委員が討議に参加しました。
本会議の主たる目的は、編集活動における支部と島根県との役割の明確化であり、約2時間の会議において方針が確認されたことは、今後の作業を進める上で島根県編集委員のモチベ-ションが大きく高揚したと思われます。
現在インタ-ネットやメ-ルによる連絡や協議報告が主流となっていますが、やはり人間同士の意志疎通や感情的にならずに冷静な結論を得るためには、顔を合わせて話し合うことが何よりも大切であると認識した次第です。

■第5回編集委員会(支部・島根県合同)以降の活動
JTBと参加申込者への事前送付資料について数回打合せましたが、認識の相違が多くなかなか作業が進みませんでした。
一方資料袋については作成作業に入っており、600部の内当面完成品00部を業者から納入してもらい、残部のシ-ル貼付については参加申し込み状況を勘案しながら、事務局駐在技術士の方にご協力に甘えることとしました。
途中盆休暇を挟みながら、猛暑の中、各編集委員はそれぞれの任務に励んでいただきました。

■平成20年8月23日(土)理事会・実行委員会
(時:10:00~於:「土地改良連合会」)
実行委員会においては、全国大会の全体の進捗状況について論議されましたが、編集委員会関係では次のとおりでした。
[1]編集集委員会の進捗状況報告。
[2]大会資料の梱包作業についての動員計画の決定。
【10/17(金)PM1:00~2:00】
総括 畑編集委員、各編集委員
作業 19名 広島…4名 岡山…2名 鳥取…2名 島根…11名

■平成20年8月23日(土)第6回編集委員会
(時:13:00~於:「土地改良連合会」)
渡部会長、井上、松原両副会長、寺田事務局長の出席のもとに作業内容について確認しました。
[1]タイムスケジュ-ル及び各委員担当分掌。
[2]大会参加申込者への事前送付資料。
[3]島根県で作成する全国大会資料。

■第6回編集委員会以降の活動
全国から大会申込が続々と為される中、JTBと再三再四打ち合わせて、くれぐれも次の点を注意するよう指示していましたが、そのとおりにはなりませんでした。
[1]申込者には必ず受付けた旨の返信をすること。(FAXによる受付であり、申込者は受領されたのか不明である。)
[2]第一回目の資料送付は、参加費納入書類のみにする。
[3]第二回目の送付は、参加費納入者のみとし、関係資料を送付する。
案の定、不測の事態が発生しました。参加申込者からの問い合わせや、連絡がなく資料が届かない等のトラブルが発生しましたが、事務局駐在の役員の対応により何とか収まったところです。しかし最後まで資料が届かない方もいらっしゃったのは事実です。

■平成20年9月20日(土)理事会・実行委員会
(時:10:00~於:「土地改良連合会」)
実行委員会においては、全国大会の全体の進捗状況について論議されましたが、編集委員会関係では大会資料、事前資料送付の進捗状況を報告しました。

■平成20年9月20日(土)第7回編集委員会
(時:13:00~於:「全国大会事務局」)
いよいよ全国大会も目前となってきました。今回の委員会が大会前の最終打合せとなり次のように討議決定しました。
[1]進捗状況の確認。
[2]大会資料の輸送、梱包計画の策定。
[3]大会記録写真の撮影計画。
[4]各担当責任者の選任。

■平成20年10月5日(日)支部・島根県合同打合せ
(時:13:00~於:「ホテル一端」)
本日の会合は、目前となった全国大会の会場の下見を兼ねて準備状況の最終確認を行いましたが、大会参加申込者が予想を大幅に上回ることに伴う会場変更や大会当日の昼食弁当の変更に大わらわとなった一日でした。

■全国大会当日までの準備活動ドキュメント
(1)事前送付資料
大会参加者は大会当日の数日前に松江へ出発されると予想されることから、少なくとも一週間前には資料を発送する必要があります。
このため、JTB、ウエブプランと打合せを重ねながら手分けをして資料の準備を行い、何とか発送することが出来ました。
特に大会参加申込者が予想を大幅に上回ったことに伴う会場変更が発生し、会場が確定するまでやきもきしながら何回も送付文書を修正したものでした。
また発送を委託業者に一任したところですが、資料の受取が遅かった参加者やとうとう最後まで受け取れなかった参加者もあり、反省しきりの作業となりました。
(2)大会資料
大会資料の印刷は支部(広島)において行われましたが、講演原稿が遅れたことから大幅に印刷が遅延し、資料集が到着したのが大会前日(資料梱包当日)の昼前となってしまい大変心配したものでした。
また一部の原稿はとうとう印刷が間に合わず、別冊として資料集に挿入したところです。しかも支部との調整が旨くいかず意志疎通を欠いたために、大会資料と分科会資料の部数が合わず、島根県参加者の方にはご迷惑をかけたことになりました。
一方参加者名簿の作成も難渋しました。
一般参加者についてはほぼ確定しましたが、来賓や日本技術士会役員の参加が最後まで詰め切れず、また名簿の掲載順にも苦心した次第です。
失礼があってはいけない参加者名簿ですので、会長や事務局長とともに出稿ぎりぎりまで校正を重ねたところです。
(3)大会3日前:10月15日(水)
編集委員2名が全国大会事務局に駐在し、到着資料の確認、未到着分の把握及び到着予定の確認を行いました。
実行委員会幹部も大会事務局に詰めっきりとなり、各方面との連絡や対応に当たっておられたところです。
心配していました大会資料集等(広島にて印刷)は、梱包当日の午前中に会場である「ホテル一畑」へ直接送付されることが確認されひとまず安心しました。
(4)大会2日前:10月16日(木)
編集委員会は本日からフル活動となりました。
編集委員全員が全国大会事務局に結集して資料の最終確認、到着資料・未到着分の把握及び到着予定を確認しました。
また明日の資料運搬の準備として箱詰め、事務局から廊下への搬出を行いました。
「やれやれ、これで大会資料を明日待つだけだわ…」
(5)大会前日:10月17日(金)
全国大会の式典等は明日からの開催となりますが、実質は本日から各関連行事が開催されます。
編集委員会は早朝から全国大会事務局に集まった後に、大会関係資料を「土地改良会館」3Fの事務局から1F玄関前の車両(編集委員個人車)に運搬しましたが、その重いこと!………書籍というものは全く重いものです。キャリア-の車輪がつぶれてしまいそうでした。
2回ほど会場の「ホテル一畑」を往復しましたが、難物は「ホテル一畑」2Fの梱包会場までの運搬でした。キャリア-の車輪がつぶれそうでなかなか進まず、狭いエレベ-タ-に四苦八苦しながらの運搬でしたが、広島からとっくに着いているはずの大会資料集等が着いていないのです。
昼前になってやっと「ホテル一畑」の別室に保管されていることが判明し、一安心。午後から資料袋の梱包作業が始まりました。
他県の応援を頂きながら順調に作業が行われましたが、資料袋、大会資料集、分科会資料、各種パンフレットの部数がそれぞれ500~600部と統一されておらず、どうしても不完全な資料袋が出来てしまうのです。
右の写真は困惑している作業参加者
の状況です。
仕方がありませんので、県外参加者向けと県内参加者向けを区分して何とか梱包作業を切り抜けたところでした。
これも各関係者との意志疎通を欠いた結果であったと反省しきりでした。
なお編集委員会としては、梱包作業の他に、本日10月17日(金)に開催された関連行事の記録写真撮影に、お腹を空かしながらも全員が精力的に行いました。

5.準備期間を振り返って

長い準備期間を振り返ってみますと、編集委員会の作業は試行錯誤の毎日でした。いろいろと反省することは多々ありますが、次のとおり取りまとめられるところです。
[1] 編集委員会の作業は、実行委員会全般の内容、進捗状況、全国大会内容を熟知していないと作業が困難となります。その点、実行委員会幹部及び各委員会との意志疎通を欠いていたと反省しています。このような大規模の大会の際は、各委員長が定期的に企画会議を開催する必要があると感じました。
(編集委員会の主立った委員が松江市内の勤務・在住でなかったのは痛かった!)
[2] 組織・体制の問題ですが、支部との島根県との権限・任務の棲み分けが不明確であり、相当の混乱を招きました。途中の合同会議において修正され任務分担がはっきりとしたことから、その後は比較的順調に作業が進捗していきました。そもそも、支部と島根の双方に委員長が存在すること自体がおかしかったのですが。そして島根県実行委員のほとんどが支部の役員を知らないことから意志疎通を欠くことになり、混乱に拍車がかかってしまいました。このことは大会報告集の編集・
発行においても同様でした。
[3] 委託業者との連携をよほどうまくしないと、大会参加者にご迷惑をかけることになります。今回の全国大会においても、申込書の受領確認が通知されなかった(問い合わせがあったことから、後に通知されましたが…)ため、参加申込者も不安になられたようです。中にはとうとう最後まで事前送付資料が着かなかった方もおられました。

6.大会当日を振り返って

大会当日は、早朝に参集したスタッフが一丸となって控え室から受け付けまで資料袋を移動、その後各編集委員はあらかじめ決めた予定表に基づき、担当する各会場において記録写真撮影に精力的に取り組みました。
しかし素人集団の悲しさ、会場内がパワ-ポイントを使用するため照明が落としてあり薄暗く、良い写真が撮れなかったのが残念でした。
全国大会は好天気のもとに無事に終了し、実行委員会一同は安堵と精力を使い切って高揚した気持ちでいっぱいでしたが、編集委員は大会の途中から撤収準備に着手し、残った資料等を「土地改良会館」全国大会事務局まで、疲れた体にむち打って運搬したものでした。
なにしろ「交流パ-ティ-」が終了すれば「ホテル一畑」から即出ていかなければなりませんので、とても運搬をする余裕がありません。しかし、全国大会は終了し実行委員会の活動はほぼ終わりましたが、編集委員会の活動はこれからも続くのです。
大会記念集を発行して初めて終わることとなるのです。
まだまだ苦労は続きます。

7.大会記念集の編集・発行状況

全国大会が大成功に終わり、支部との合同反省会が開催されて以後、実行委員の諸氏は開放感に包まれて日常業務に精勤されている頃ですが、編集委員会は大会記念集の編集作業に早速着手しました。
なお「大会レポ-ト」の作成依頼については、実行委員会の各行事担当者あてに、全国大会開催前の10月初旬に送付しています。
また「分科会レポ-ト」及び「大会記録写真」については、全国大会終了後ただちに取りまとめ、島根県から支部に送付したところです。
しかし、またもや……支部との連携がうまくいかず、年末に向けて調整を重ねたところでした。

■平成20年12月6日(土)第8回編集委員会
(時:15:00~於:「エイトコンサルタント会議室」)
今後の大会報告集の作成方針について討議し、次のとおり決定しました。
(1) 日本技術士会発行「大会報告集」について
「大会報告集」は支部において編集・発行する旨を指示されているので、島根県委員会としては、報告集の具体案について検討し支部へ送付する。
なお島根県が担当する「分科会レポ-ト」及び「大会記録写真」については、既に支部へ送付済みであることを確認した。
(2)島根県技術士会版の「全国大会記念集」を発行する。
[1] 発行の主たる目的は、島根県実行委員会の活動状況を記録し、今後の技術士会活動の糧とする。
[2] 編集体制の確立。
[3] 「全国大会記念集」の構成素案。
[4] 5月開催の「総会」において配布するための編集スケジュ-ルの策定。

■第8回編集委員会以後の活動
その後各編集委員が分担して記念集の構成、フォ-マット、執筆者リストの作成等を行い、平成21年1月9日付けにて執筆予定者や全会員に執筆依頼文書を送付したところです。
なお1月14日には、支部と島根県とのテレビ会議が行われ、日本技術士会発行の「大会報告・写真集」の最終打合せがあり、橋尾委員が出席しました。

■平成21年1月17日(土)第9回編集委員会
(時:9:00~於:「ホテル宍道湖会議室」)
本会議では、次の内容で論議を深めました。
[1]これまでの経緯の確認。
[2]「大会記念集」の構成の確認。
[3]執筆依頼について
[4]1月31日予定の座談会の準備。
[5]印刷経費について。

■平成21年1月31日(土)全国大会記念集・座談会
(時:13:30~於:「土地改良連合会会議室」)
全国大会の準備作業や大会当日の運営について、直接携わった実行委員のみなさんの苦労話やエピソ-ドをお聞きするための座談会を開催しました。
当日は実行委員長、副委員長をはじめとする各実行委員や、大会式典等の司会をされた武田アナウンサ-などの部外スタッフを含めて20名の参加者のもとに、臨場感溢れた苦労話やエピソ-ドが披露されました。詳細は「座談会」のペ-ジをご覧下さい。

■座談会以降の活動
その後は2月21日(土)に第10回編集委員会、4月11日(土)に第11回
編集委員会をそれぞれ開催し、原稿の収集状況、座談会の整理等を確認しながら、原稿の査読・校正を繰り返し行い、「記念集」の構成等の検討を重ねたところです。特に座談会のテ-プ起こしは大変であり、担当の編集委員にはお世話になりました。そして4月の中旬にやっと印刷所に原稿を送りました。
編集委員会としてはこの一年に及ぶ活動が終了したこととなり、どっと疲れ出てしまいました。編集委員一同、まさに放心状態です。

8.おわりに

3年にも及ぶ第35回全国大会実行委員会の活動が、この「大会記念集」の発行をもってようやく完了しました。
その間編集委員会の活動について、日本技術士会中・四国支部のご指導や渡部会長を始めとする島根県技術士会の皆様のご指導、ご支援に対しまして衷心より御礼申し上げます。
編集委員会の各委員も、多忙な日常業務の合間を縫って委員会の業務に精励いただき感謝申し上げます。ありがとうございました。
私もこのような全国規模での大会運営はもう携わることは無いと思いますが、この「大会記念集」が今後の島根県技術士会の活動の糧となることを祈念して、編集委員会報告と致します。

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